Orientações Gerais sobre Procedimentos de Compras e Solicitações de Serviço
 
A fim de otimizar a etapa de REQUISIÇÃO de serviço ou material, esclareceremos alguns pontos concernentes a esta etapa dentro do processo de compras do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe.
 
A atual Lei de Licitações, em seu artigo 6º, III, define compra como “toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente.”
 
A caracterização da compra é, como diz a súmula 177 do TCU, publicada no DOU de 09/11/82, p. 2088 “regra indispensável da competição, até mesmo como proposta do postulado de igualdade.” É a descrição ótima do objeto a ser comprado que figurará “de forma sucinta e clara” do edital.
 
Auxiliam para a objetividade desta descrição:
 
-  a UNIFORMIZAÇÃO DA LINGUAGEM, ou seja, a adoção de termos comuns aos bens de características similares.
 
- o DETALHAMENTO CORRETO, fazendo com que o bem ou serviço solicitado contenha em suas especificações as características que mais evidenciam sua perfeita identificação, qualificando-o, quantificando-o.
 
Trocando em miúdos, o pedido deve conter em sua descrição as características completas para o seu entendimento, como também a sua finalidade e/ou objetivo. Atente-se para o fato de que no pedido NÃO DEVE CONSTAR MARCA OU QUALQUER REFERÊNCIA QUE DIRECIONE A COMPRA PARA UM DETERMINADO FABRICANTE, salvo em condição devidamente justificada e ratificada pela Reitoria do IFS. Acentuam-se nesta área os avanços tecnológicos, o que exige o aperfeiçoamento do processo de compras, checando-se qualidade, padrão exigido, especificação técnica, desempenho, manutenção, etc.

O requisitante deverá, primeiramente, enviar o PCM ou a SS para o Departamento de Administração Geral (DAG) que, após análise e aprovação, encaminhará o documento para a Gerência de Licitações e Contratos a qual conduzirá, junto com a Coordenadoria de Licitações, os procedimentos para a contratação ou a compra (verificações de códigos de CATMAT ou CATSER junto ao solicitante, pesquisa de mercado, elaboração de planilha estimativa, etc).
 
Dependendo da natureza do pedido, o mesmo deverá vir acompanhado de um Projeto Básico, Memorial Descritivo ou Termo de Referência onde deverão constar todos os detalhamentos necessários (com justificativa e objetivo) que caracterizem a obra, o serviço ou o bem. O solicitante também deverá informar se o pedido gerará assistência técnica ou obrigações futuras, pois, se assim for, um termo de contrato deverá ser feito.

A elaboração do Termo de Referência (obrigatório quando a aquisição for através de pregão), de acordo com o Decreto 5.450, de 31/05/2005, artigo 9º, inciso I, é de responsabilidade do setor requisitante. O solicitante também é responsável pela confecção do projeto básico ou de quaisquer memoriais descritivos referentes ao  objeto a ser adquirido. 

Quando se tratar de material, o quantitativo não poderá vir expresso em números fracionários (exemplo: 1,5 ou 1 1/2), pois o Sistema só registra números inteiros.
 
Incluímos como anexo a este expediente, modelos de formulário de PCM e SS que sugerimos ser adotados pelos setores solicitantes - e a redação do artigo 15 da Lei 8.666/93, que tem em seu parágrafo 7º os requisitos para o embasamento legal a ser obedecido quando da efetivação de uma solicitação de compras, através do Pedido de Compra de Material (PCM) ou Solicitação de Serviço (SS). Lembramos que na SS para reparo/conserto de qualquer bem deverá constar o número do patrimônio do mesmo.
 
O SIASG (Sistema de Administração de Serviços Gerais), é um sistema ao qual o IFS está vinculado. Ele possui os módulos CATMAT (Catalogação de Material) e CATSER (Catalogação de Serviços). A Instrução Normativa nº 1, de 08/08/2002 “estabelece procedimentos destinados à operacionalização dos módulos que menciona, para o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, nos órgãos da Presidência da República, nos Ministérios, nas Autarquias e nas Fundações que integram o Sistema de Serviços Gerais - SISG, assim como os demais órgãos e entidades que utilizam o SIASG”.
 
O Catálogo de Materiais – CATMAT permite a catalogação dos materiais destinados às atividades fins e meios da Administração Pública Federal, de acordo com critérios adotados no Federal Supply Classification e a identificação dos itens catalogados com os padrões de desempenho desejados. O Catálogo de Serviços – CATSER permite a catalogação dos serviços destinados às atividades fins e meios da Administração Pública Federal, de acordo com critérios adotados no Federal Supply Classification e a identificação dos itens catalogados com os padrões de desempenho desejados.
 
Continua a Instrução Normativa:
Parágrafo 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, bem como os demais que utilizam o SIASG, ficam obrigados à adoção dos procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa, visando à desejada otimização da sistemática de licitações e contratações da Administração Pública Federal.
 
Art. 4º As licitações dos órgãos e entidades integrantes do SISG, assim como os demais que optarem por utilizar o SIASG, deverão ser registradas no SIDEC, com os respectivos códigos de bens ou serviços constantes do Catálogo de Materiais - CATMAT e do Catálogo de Serviços - CATSER, independentemente de se tratar de processo licitatório, dispensa e inexigibilidade. Parágrafo único. Os Catálogos de Materiais e Serviços de que trata este artigo encontram-se disponibilizados no SIASG e no COMPRASNET.
 
Dessa forma, toda e qualquer solicitação deverá obedecer aos padrões descritivos desses catálogos, tendo em vista harmonização com as normas técnicas. Portanto, os PCM’s e SS’s precisam conter especificações que estejam dentro das normas descritivas do CATMAT e do CATSER, sob pena de não serem aprovados pela GELIC. Deverão constar no pedido as unidades referentes ao objeto requisitado que estejam de acordo com o padrão do Sistema (unidade, frasco, caixa, etc).

 Cabe ao setor requisitante definir o código do material ou serviço solicitados, pois as especificações técnicas do objeto devem ser discriminadas pelo responsável pelo PCM ou SS. Recomendamos que o requisitante, antes de elaborar o PCM ou SS, procure os servidores da COLIC ou GELIC para orientações quanto à pesquisa correta no CATMAT ou CATSER, afim de se evitar equívoco de informações discordantes do Sistema.  
 
Lembramos também que todo procedimento de compras ou contratação de serviços obedece a prazos e a trâmites; logo, a requisição deverá ser providenciada com antecedência, para que o caráter de urgência seja exceção e não regra.
 
Orientamos os solicitantes que os pedidos referentes a materiais de expediente, inicialmente deverão ser requeridos ao Almoxarifado.

ATENÇÃO! Nenhum material, seja permanente ou de consumo, deverá ser recebido pelo requisitante do PCM. O setor autorizado a receber a mercadoria do fornecedor é o Almoxarifado da Unidade Sede ou da Uned.

Alertamos para o fato de que os acréscimos e/ou supressões do objeto (especificamente no caso de obras e serviços de engenharia) só poderão ser realizados se houver previsão no instrumento contratual e com autorização do ordenador de despesa,  após formalização por meio de documento oficial.

Recomendamos que estas orientações sejam sempre repassadas quando houver substituição de chefia nos setores do IFS, a fim de que o substituto possa ter conhecimento delas.
 
A Gerência de Licitações e Contratos agradece a compreensão e colaboração de todos e encontra-se à disposição, através do ramal 3170, para quaisquer esclarecimentos e/ou orientações que se fizerem necessários.